manual de politicas y procedimientos de proteccion de datos personales

— Introducción

A continuación se enuncian las políticas de Tratamiento de información que rigen la actividad desarrollada por KOLOR HOTEL BOUTIQUE y el manejo de sus bases de datos. El presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales, deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares. Toda la información recibida por KOLOR HOTEL BOUTIQUE a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de huéspedes, clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso.

— Información del responsable del tratamiento de los datos:

ESTABLECIMIENTO DE ALOJAMIENTO Y HOSPEDAJE: KOLOR HOTEL BOUTIQUE
RAZÓN SOCIAL: INVERSIONES ALER SAS
NIT: 890939353-5
REGISTRO MERCANTIL: N°21-523782-02

— PARTE I. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje Kolor Hotel Boutique.

ARTÍCULO 3. OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Kolor Hotel Boutique.

ARTÍCULO 4. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Kolor Hotel Boutique, aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre las que tengan poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.

ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por Kolor Hotel Boutique debe ser informada al Titular. b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados. f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del Responsable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

— PARTE II. DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y corregir sus Datos Personales. Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
2. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los Datos Personales.
3. Ser informado por Kolor Hotel Boutique del uso que se le han dado a los Datos Personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de Kolor Hotel Boutique, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.
5. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales.
6. Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de Kolor Hotel Boutique. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
7. Tener acceso a los Datos Personales que Kolor Hotel Boutique haya recolectado y tratado.

 

ARTÍCULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN:
En calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Kolor Hotel Boutique, se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:


1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;}
2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012
6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal
10. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
12. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

— PARTE III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

ARTICULO 8. AUTORIZACIÓN.
Kolor Hotel Boutique, en su condición de Responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.


ARTICULO 9. FINALIDAD DE LA AUTORIZACION.
El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de Kolor Hotel Boutique, con la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, y Ejecutar Campañas de Fidelización.


ARTÍCULO 10. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de autorización que ha definido Kolor Hotel Boutique, para la recolección y tratamiento de datos personales. La autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios:

  1. Contrato de registro hotelero (huésped)
  2. Realización de reserva (huésped)
  3. Factura (huésped)
  4. Tiquete de pago (cliente)
  5. Contrato de trabajo(colaborador)
  6. Solicitud de factura de venta de productos y/o servicios (proveedores)


ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD.
En el Anexo 2 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por Kolor Hotel Boutique

— PARTE IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS.

Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad. La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios: Correo electrónico: contacto@kolorhotel.com o vía telefónica: 3205440 o 3136655709.

— PARTE V. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 13. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.

El almacenamiento de los datos personales de los huéspedes de Kolor Hotel Boutique se hace por medio del Software Hotelero Zeus, al que solo tiene acceso el personal idóneo para manejar la información allí almacenada y se realiza por medio de usuario y claves. Los datos personales de los colaboradores y proveedores son almacenados en el ordenador de gerencia que está protegido con contraseña y no se encuentra en las instalaciones del hotel.
Los números de tarjetas de crédito sólo son manipuladas sólo por gerencia, para hacer el cobro de la reserva si es el caso, inmediatamente el huésped realiza el Check out, esta información es eliminada de la base de datos.

— PARTE VI. DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 14. DESIGNACIÓN.
Kolor Hotel Boutique, designa al Área de relaciones públicas, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.


ARTÍCULO 15. VIGENCIA DEL MANUAL.
El presente manual rige a partir de enero de 2018

 

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— ANEXO 1.


AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, declaro que entrego de forma libre y voluntaria los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, documento de identificación, género, dirección, ciudad, departamento, teléfonos, celular, fecha de nacimiento, correo electrónico (en adelante los “Datos Personales”) a nombre de Kolor Hotel Boutique (en adelante “el hotel”). En los términos de las definiciones de la Ley 1581 de 2012, El Hotel actúa como responsable del tratamiento de mis Datos Personales. Doy mi autorización expresa para que el hotel recolecte y de cualquier otra manera traten mis Datos Personales para las siguientes finalidades: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Ejecutar Campañas de Fidelización, , comunicar noticias de Kolor Hotel Boutique. Con la firma de este documento autorizo a que mis Datos Personales sean recolectados y tratados de conformidad con la política de privacidad o política de tratamiento de la información del Hotel, la cual está disponible en la página web www.kolorhotel.com . En relación con los Datos Personales recolectados y tratados y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, he sido informado que tengo los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y corregir mis Datos Personales. Puedo ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
• Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de mis Datos Personales.
• Ser informado por el hotel del uso que se le han dado a mis Datos Personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte del hotel, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de mis Datos Personales.
• Solicitar ser eliminado de su base de datos.
• Tener acceso a mis Datos Personales que el hotel haya recolectado y tratado.
Con el fin de ejercer los derechos anteriormente descritos, realizar consultas o reclamos relacionados con mis Datos Personales, puedo contactar al Área de relaciones públicas  en contacto@kolorhotel.com  o a los teléfonos 3205440 y 3136655709


Firma del cliente:
Nombre:
CC:
Fecha:


Si el titular de los datos es menor de edad, la autorización debe ser firmada por su Representante Legal.

 

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— ANEXO 2.

AVISO DE PRIVACIDAD


Responsable: Kolor Hotel Boutique, bajo la jurisdicción de Inversiones Aler sas identificado con NIT. 890.939.353-5 De conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los datos personales que usted nos ha entregado, como huésped o cliente, harán parte de nuestra base de datos para ser usados con la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar, Ejecutar Campañas de Fidelización, comunicar noticias de Kolor Hotel Boutique. El manejo de dichos datos se hará de acuerdo a lo establecido en el “Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales”, que contiene las políticas establecidas por nuestro hotel para el tratamiento de datos, los mecanismos para la efectividad de los derechos del Titular de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos que reposan en nuestra base de datos, así como a reclamar al responsable y revocar la autorización para su uso. Dicho manual puede ser consultado en la página web: www.kolorhotel.com